Conditions générales d’utilisation

Service Hubflow, édité par SAS MEDUZA STUDIO. Version du 8 novembre 2026. Elles s’appliquent à toute personne qui utilise le Service : collaborateurs d’un espace, déposants et destinataires.

Éditeur du Service

Le service Hubflow (le « Service »), accessible aux adresses hubflow.cloud et app.hubflow.cloud, est édité et exploité par la société MEDUZA STUDIO, société par actions simplifiée au capital de 500 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Reims sous le numéro 911 536 217, dont le siège social est situé 126 boulevard Saint-Marceaux, 51100 Reims, France, numéro de TVA intracommunautaire FR86911536217 (l’« Éditeur »). Directeur de la publication : Romain Duflot, Président. Contact : support@hubflow.cloud. Le Service est hébergé en France par Scaleway SAS, 8 rue de la Ville-l’Évêque, 75008 Paris.

Article 1 — Définitions

• Client : le professionnel qui a souscrit un abonnement au Service auprès de l’Éditeur dans les conditions des conditions générales de vente (les « CGV »), et pour le compte duquel un Espace est ouvert.
• Espace : l’environnement du Client au sein du Service, cloisonné de celui des autres clients, contenant ses Dépôts, Ressources, Envois, modèles, contacts et paramètres.
• Administrateur : le Collaborateur chargé par le Client de gérer l’Espace, les comptes, les rôles, les clés d’API et les paramètres.
• Collaborateur : toute personne physique disposant d’un compte nominatif dans l’Espace du Client.
• Déposant : toute personne invitée par le Client à transmettre des documents dans un Dépôt, via un lien personnel, sans compte.
• Destinataire : toute personne qui reçoit un Envoi ou accède à une Ressource, via un lien personnel ou une demande d’accès, sans compte.
• Participants : les Déposants et les Destinataires.
• Utilisateur : toute personne qui accède au Service, quelle que soit sa qualité : Collaborateur, Déposant, Destinataire ou simple visiteur du site.
• Dépôt : une demande de pièces créée dans le produit Collect, composée de pièces attendues et de Participants.
• Ressource : un ensemble de fichiers mis à disposition de Destinataires au moyen du produit Share.
• Envoi : une transmission de documents à des Destinataires au moyen du produit Send, assortie de règles d’usage et d’un engagement.
• Contenus : tous documents, fichiers, données, messages et métadonnées déposés, partagés, envoyés ou générés dans un Espace.
• Identifiants : identifiant et mot de passe, jeton d’authentification unique (SSO), lien personnel, code à usage unique, clé d’API, secret de webhook.
• Documentation : la documentation du Service publiée à l’adresse hubflow.cloud/docs.

Article 2 — Objet, acceptation et articulation avec les autres documents

2.1. Les présentes conditions générales d’utilisation (les « CGU ») définissent les règles d’accès au Service et d’utilisation de celui-ci par tout Utilisateur. Elles ont pour but de garantir un usage loyal, sécurisé et conforme à la loi du Service, dans l’intérêt de l’ensemble des Utilisateurs.

2.2. L’accès au Service et son utilisation, y compris le simple fait de consulter un Dépôt, une Ressource ou un Envoi via un lien reçu, valent acceptation pleine et entière des CGU. Les Collaborateurs acceptent les CGU lors de la première connexion à leur compte. Les Participants en sont informés sur la page d’accès à laquelle les conduit leur lien. L’Utilisateur qui n’accepte pas les CGU doit s’abstenir d’utiliser le Service.

2.3. Les relations contractuelles et financières entre l’Éditeur et le Client sont régies par les CGV ; le traitement des données personnelles pour le compte du Client est régi par l’accord de traitement des données ; les traitements réalisés par l’Éditeur pour son propre compte sont décrits dans la politique de confidentialité. En cas de contradiction, les CGV prévalent sur les CGU dans les rapports entre l’Éditeur et le Client. Les règles propres à chaque Espace (durées de conservation, règles d’accès, engagements) sont définies par le Client et complètent les CGU sans pouvoir y déroger.

Article 3 — Catégories d’Utilisateurs

3.1. Collaborateurs. Les Collaborateurs agissent au nom et pour le compte du Client, dans le cadre de leurs fonctions. Leur compte est créé par l’Administrateur, qui leur attribue un rôle déterminant les actions autorisées (consultation, création de Dépôts, Ressources et Envois, gestion des contacts, administration). Le Collaborateur doit être majeur et habilité par le Client.

3.2. Déposants. Les Déposants sont invités par le Client à transmettre des documents. Ils agissent en leur nom propre ou pour le compte de la personne qu’ils représentent. Ils n’ont pas de compte et n’ont pas de relation contractuelle avec l’Éditeur : leur relation est avec le Client, au titre de la mission ou de la prestation pour laquelle les pièces sont demandées.

3.3. Destinataires. Les Destinataires reçoivent des documents ou accèdent à des Ressources mises à disposition par le Client, dans les conditions d’accès et d’usage que celui-ci a définies. Ils n’ont pas de compte et n’ont pas de relation contractuelle avec l’Éditeur.

3.4. Visiteurs. Les visiteurs du site hubflow.cloud sont soumis aux CGU pour ce qui concerne la consultation du site, la documentation et les formulaires de contact.

Article 4 — Conditions d’accès

4.1. Prérequis. L’accès au Service nécessite une connexion internet et la version stable courante ou précédente d’un navigateur du marché. L’Utilisateur fait son affaire de ses équipements, logiciels et connexions et de leur sécurité. Le Service est conçu pour fonctionner sur ordinateur, tablette et téléphone mobile.

4.2. Collaborateurs. Les Collaborateurs se connectent avec leur identifiant et leur mot de passe ou, lorsque le Client l’a activée, par authentification unique (SSO SAML ou OIDC) auprès du fournisseur d’identité du Client.

4.3. Participants. Les Participants accèdent au Service par le lien personnel reçu par e-mail ou SMS, le cas échéant complété d’un code à usage unique adressé à la même adresse ou au même numéro. Le lien peut être limité dans le temps, restreint à certains domaines d’adresse e-mail ou soumis à l’approbation du Client (accès « sur demande »). Le Client peut également rendre une Ressource publique ; l’accès se fait alors sans identification.

4.4. Caractère personnel des liens. Le lien personnel et le code à usage unique sont strictement personnels. Les actions réalisées au moyen d’un lien sont attribuées à son titulaire, dont le nom ou l’adresse peut être apposé en filigrane sur les documents consultés ou téléchargés. Le Participant qui reçoit un lien qui ne lui est pas destiné s’abstient de l’utiliser et en informe l’expéditeur ou l’Éditeur.

Article 5 — Comptes, rôles et exactitude des informations

5.1. Les comptes des Collaborateurs sont nominatifs. Un compte ne peut être partagé entre plusieurs personnes ni cédé. L’Administrateur crée, modifie et retire les comptes, attribue les rôles et révoque les clés d’API. Le retrait d’un compte prend effet immédiatement ; les actions passées du Collaborateur restent inscrites au journal d’audit.

5.2. L’Utilisateur fournit des informations exactes et les tient à jour. Les Participants veillent à l’exactitude de l’adresse e-mail ou du numéro auquel ils souhaitent recevoir les communications du Service ; le Client est responsable de l’exactitude des coordonnées qu’il saisit pour ses Participants.

5.3. L’Éditeur peut demander la vérification d’une adresse e-mail ou d’un numéro de téléphone avant d’autoriser un accès, et refuser ou suspendre un accès dont il a des raisons sérieuses de penser qu’il est frauduleux.

Article 6 — Sécurité des Identifiants

6.1. Chaque Utilisateur est responsable de la confidentialité de ses Identifiants et de l’usage qui en est fait. Les Collaborateurs choisissent un mot de passe robuste et unique, ne le communiquent à personne, y compris au support de l’Éditeur qui ne le demandera jamais, et se déconnectent sur les appareils partagés.

6.2. Les clés d’API et secrets de webhook sont des Identifiants : ils doivent être stockés côté serveur, ne jamais figurer dans un code source public, une page web ou un e-mail, et être renouvelés en cas de doute. L’Éditeur ne conserve que l’empreinte des clés d’API : une clé perdue ne peut être récupérée, seulement régénérée.

6.3. Toute perte, vol, compromission ou utilisation non autorisée d’Identifiants doit être signalée sans délai à l’Administrateur de l’Espace concerné et à l’Éditeur à l’adresse security@hubflow.cloud. L’Éditeur procède à la révocation des Identifiants compromis dans les meilleurs délais.

6.4. L’Éditeur ne pourra être tenu responsable des conséquences d’un accès réalisé au moyen d’Identifiants valides avant qu’il ait été informé de leur compromission.

Article 7 — Règles d’usage

7.1. Le Service est destiné à la collecte, au partage et à l’envoi de documents dans le cadre de relations professionnelles. L’Utilisateur l’utilise de manière loyale, conformément à sa destination, à la Documentation, aux présentes CGU, aux lois et règlements en vigueur et aux droits des tiers.

7.2. Il est notamment interdit à tout Utilisateur de :

• déposer, partager, envoyer ou stocker des Contenus illicites, et notamment : contraires à l’ordre public ou aux bonnes mœurs, diffamatoires, injurieux, discriminatoires, portant atteinte à la vie privée, au droit à l’image ou aux droits de propriété intellectuelle d’un tiers, ou relevant d’une infraction pénale ;
• transmettre des fichiers contenant des programmes malveillants, ou tenter d’introduire dans le Service tout code ou dispositif susceptible d’en altérer le fonctionnement ;
• accéder ou tenter d’accéder à un Espace, un compte, un Dépôt, une Ressource ou un Envoi sans y être autorisé, se maintenir frauduleusement dans le Service, ou usurper l’identité d’une personne ;
• contourner, désactiver ou tester les mesures de sécurité, les limitations d’accès, les filigranes, les dates d’expiration ou les règles d’usage définies par le Client, sauf dans le cadre de la politique de divulgation responsable de l’article 20 ;
• collecter des documents ou des données personnelles sans disposer du droit ou de la base légale nécessaire, ou utiliser le Service pour une finalité autre que celle annoncée aux Participants ;
• utiliser le Service pour adresser des sollicitations commerciales non demandées, des messages en masse ou des communications sans rapport avec un Dépôt, une Ressource ou un Envoi ;
• explorer automatiquement le Service, en extraire des données par des moyens autres que les fonctions d’export et l’API documentée, ou en perturber le fonctionnement par une charge excessive ;
• déposer des données dont l’hébergement est soumis à une certification, une homologation ou une localisation que le Service ne détient pas, notamment des données de santé relevant de l’hébergement HDS, hors accord écrit spécifique entre le Client et l’Éditeur ;
• utiliser le Service comme espace de sauvegarde généraliste ou pour stocker des fichiers sans lien avec une relation professionnelle en cours ;
• reproduire, copier, vendre, louer ou exploiter tout ou partie du Service ou de ses contenus à des fins autres que celles prévues.

7.3. Le Client est responsable, vis-à-vis de l’Éditeur et des tiers, de l’usage que ses Collaborateurs font du Service et des règles qu’il définit pour ses Participants (critères de vérification, motifs de refus, scénarios de relance, règles d’usage, engagements, durées de conservation).

Article 8 — Collect : Dépôts et transmission de documents

8.1. Fonctionnement. Un Dépôt est composé de pièces attendues, regroupées par Participant. Chaque pièce peut exiger un ou plusieurs fichiers, être conditionnelle, et porter des critères de vérification (extension, taille, nom, nombre de fichiers) et des motifs de refus définis par le Client. Le Déposant reçoit un lien personnel vers la page du Dépôt, y voit les pièces demandées, leur état et les messages du Client, et dépose ses fichiers.

8.2. Vérification et refus. Un fichier non conforme aux critères est refusé avec le motif rédigé par le Client ; le Déposant peut alors déposer un nouveau fichier. Un fichier accepté peut ensuite être revu par un Collaborateur, qui peut le valider ou le refuser en indiquant un motif. L’état de chaque pièce est visible par le Déposant. Le refus d’une pièce est une décision du Client ; l’Éditeur n’intervient pas dans l’appréciation des documents.

8.3. Relances. Le Client peut programmer des relances par e-mail et, en option, par SMS, selon un scénario (par exemple J+3, J+7, J+14) qui s’arrête automatiquement pour chaque pièce reçue. Le Déposant qui estime les relances injustifiées ou excessives s’adresse au Client ; il peut également en informer l’Éditeur, qui transmet au Client.

8.4. Dépôts récurrents. Le Client peut programmer la création et l’envoi automatiques d’un Dépôt à intervalle régulier. Chaque occurrence donne lieu à un nouveau lien personnel adressé au Déposant.

8.5. Obligations du Déposant. Le Déposant garantit qu’il est autorisé à transmettre les documents qu’il dépose, que ceux-ci sont authentiques, exacts et complets, et qu’ils ne portent pas atteinte aux droits de tiers. Il conserve l’original des documents transmis. Il est informé que chaque fichier reçoit une empreinte SHA-256 et que son dépôt est horodaté et journalisé.

8.6. Accusé de dépôt. Le Déposant reçoit une confirmation de dépôt par e-mail ou à l’écran. Cette confirmation atteste de la réception technique du fichier par le Service ; elle ne vaut pas acceptation de la pièce par le Client ni accomplissement de la formalité pour laquelle la pièce est demandée.

Article 9 — Vérification automatique des documents

9.1. Lorsque le Client l’a activée pour une pièce, une vérification automatique est effectuée au moment du dépôt ou lors de la revue : extraction d’informations (nature du document, dates, montants, identité du titulaire), contrôle de cohérence avec la pièce attendue et évaluation des motifs de refus configurés par le Client. Un motif évalué au dépôt entraîne le refus immédiat du fichier ; un motif proposé à la revue est soumis à un Collaborateur, qui décide.

9.2. Ce traitement est réalisé sur l’infrastructure de l’Éditeur, dans l’Union européenne. Les documents ne sont pas utilisés pour entraîner des modèles et ne sont pas conservés par le composant d’analyse au-delà du traitement. Les résultats sont des indications de nature probabiliste et peuvent comporter des erreurs.

9.3. Les Déposants sont informés, sur la page du Dépôt, de l’existence de cette vérification lorsque le Client l’a activée. Un Déposant dont le fichier a été refusé automatiquement peut déposer un nouveau fichier ou contester le refus auprès du Client, qui procède à un examen humain. Aucune décision produisant des effets juridiques à l’égard d’une personne n’est prise par le Service sur le seul fondement de ce traitement : la décision appartient au Client.

Article 10 — Share : Ressources et accès

10.1. Modes d’accès. Une Ressource peut être publique, accessible par lien, réservée à une liste blanche d’adresses ou accessible sur demande approuvée par le Client. Le Client attribue à chaque Destinataire un rôle : lecture en ligne, téléchargement ou contribution. Il peut restreindre les demandes d’accès à certains domaines d’adresse e-mail et fixer une date d’expiration à la Ressource ou à chaque accès.

10.2. Filigrane nominatif. Lorsque le Client l’active, le nom et l’adresse e-mail du Destinataire sont apposés sur chaque page consultée en ligne et sur les PDF téléchargés. Le Destinataire en est informé lors de l’accès. Le filigrane permet d’identifier l’origine d’une diffusion non autorisée ; son retrait ou son altération est interdit.

10.3. Versions. Le remplacement d’un fichier crée une nouvelle version ; les Destinataires abonnés en sont notifiés et les versions antérieures restent consultables par les Administrateurs. Le Destinataire est invité à se référer à la dernière version publiée.

10.4. Journal. Chaque consultation, téléchargement, demande d’accès, validation et modification est journalisée, avec l’identité du Destinataire, la date et l’heure. Le Destinataire est informé que le Client a accès à ce journal.

10.5. Obligations du Destinataire. Le Destinataire utilise les documents dans les limites du rôle qui lui a été attribué et des conditions fixées par le Client. Sauf autorisation du Client, il s’abstient de rediffuser les documents, de partager son lien d’accès ou de contourner les restrictions de téléchargement. Le Destinataire disposant d’un rôle de contribution garantit qu’il dispose des droits sur les fichiers qu’il ajoute.

Article 11 — Send : Envois, engagements et preuves

11.1. Accès à un Envoi. Le Destinataire d’un Envoi reçoit un lien personnel. Avant d’accéder aux documents, il prend connaissance des règles d’usage fixées par le Client (par exemple : ne pas divulguer, ne pas modifier, ne pas copier, usage limité à un objet déterminé, suppression à l’échéance) et accepte l’engagement généré à partir de ces règles, complété le cas échéant des clauses propres au Client.

11.2. Nature de l’engagement. L’engagement est conclu entre le Client et le Destinataire ; il peut comporter des obligations juridiquement contraignantes pour le Destinataire, telles qu’une obligation de confidentialité ou de suppression à une date donnée. L’Éditeur n’est pas partie à cet engagement, n’en garantit pas la validité et n’intervient pas dans son exécution. Le Destinataire qui n’accepte pas l’engagement n’accède pas aux documents et en informe l’expéditeur.

11.3. Signature. L’acceptation est recueillie par signature électronique simple : identification du Destinataire par son adresse e-mail et, le cas échéant, un code à usage unique, horodatage et journalisation. Le Client peut exiger, en option, une signature avancée avec vérification d’identité. Le Destinataire est informé que le Service ne fournit ni signature qualifiée, ni envoi recommandé électronique qualifié au sens du règlement (UE) n° 910/2014, sauf mention expresse.

11.4. Empreintes et certificat. Chaque fichier envoyé reçoit une empreinte SHA-256. Un certificat d’envoi au format PDF récapitule l’identifiant de l’Envoi, l’expéditeur, le Destinataire, les empreintes, les horodatages, l’engagement accepté et un code de vérification. Toute personne peut vérifier qu’un fichier correspond à un Envoi en le déposant sur la page de vérification : l’empreinte est calculée localement dans le navigateur, le fichier n’est pas transmis à l’Éditeur.

11.5. Rappels et confirmation de suppression. Lorsque l’Envoi prévoit une suppression à échéance, le Destinataire reçoit un rappel la veille et le jour de l’échéance, par e-mail et, en option, par SMS. Il lui est demandé de confirmer la suppression des documents et de leurs copies ; sa confirmation, ou son absence, est consignée dans le coffre de preuves de l’Envoi. Le Destinataire s’engage à répondre de bonne foi.

11.6. Obligations du Destinataire. Le Destinataire respecte les règles d’usage et l’engagement accepté. Il ne diffuse pas les documents à des tiers non autorisés, ne retire pas les filigranes et ne conserve pas de copie au-delà de la durée convenue. Le Client peut se prévaloir, à l’encontre du Destinataire, de l’engagement et des éléments du coffre de preuves.

Article 12 — Communications électroniques

12.1. Le Service adresse aux Utilisateurs les seuls messages nécessaires à son fonctionnement : invitations, relances et rappels paramétrés par le Client, codes à usage unique, accusés de dépôt, notifications de nouvelle version ou de demande d’accès, certificats, informations de sécurité et de service. Ces messages sont envoyés au nom du Client, avec mention de celui-ci, depuis les domaines et numéros de l’Éditeur ou de ses prestataires.

12.2. Aucun message de prospection commerciale n’est adressé aux Participants par l’Éditeur. Les Participants qui ne souhaitent plus recevoir de relances pour un Dépôt donné s’adressent au Client, seul en mesure de les arrêter ; ils peuvent aussi écrire à support@hubflow.cloud, l’Éditeur transmettant la demande au Client.

12.3. Les Utilisateurs sont invités à vérifier l’origine des messages qu’ils reçoivent : les liens du Service pointent exclusivement vers les domaines hubflow.cloud et leurs sous-domaines, ou vers le domaine personnalisé du Client lorsqu’il en a configuré un. L’Éditeur ne demande jamais de mot de passe, de coordonnées bancaires ou de paiement par e-mail ou SMS. Tout message suspect peut être signalé à security@hubflow.cloud.

Article 13 — Contenus : propriété, licence technique et responsabilité

13.1. Les Contenus demeurent la propriété de l’Utilisateur qui les dépose ou de la personne pour le compte de laquelle il agit. L’Éditeur n’acquiert aucun droit de propriété intellectuelle sur les Contenus.

13.2. L’Utilisateur concède à l’Éditeur, pour la durée de conservation des Contenus dans le Service, la seule autorisation technique, non exclusive et gratuite, nécessaire pour les héberger, les sauvegarder, les afficher, les convertir en vue de leur consultation en ligne, les transmettre aux personnes désignées par le Client, en calculer les empreintes, y apposer des filigranes, en lire automatiquement le contenu lorsque le Client a activé cette fonction, et les supprimer à l’échéance.

13.3. L’Éditeur n’exerce aucun contrôle a priori sur les Contenus et n’en garantit ni la licéité, ni l’exactitude, ni la qualité. Chaque Utilisateur est seul responsable des Contenus qu’il dépose, partage ou envoie. L’Éditeur intervient en qualité d’hébergeur au sens de l’article 6 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique et du règlement (UE) 2022/2065 (règlement sur les services numériques) ; il retire promptement tout Contenu manifestement illicite qui lui est notifié dans les conditions de l’article 20.

13.4. Le Client décide seul des personnes qui ont accès à ses Contenus et de leur durée de conservation. À l’échéance fixée par le Client, les Contenus sont supprimés ; la suppression est journalisée avec l’empreinte du fichier supprimé.

Article 14 — Propriété intellectuelle de l’Éditeur

14.1. Le Service, ses logiciels, son architecture, ses bases de données, ses interfaces, ses éléments graphiques, ses textes, sa Documentation, sa bibliothèque de modèles de Dépôts, de pièces, de relances et d’engagements, ainsi que la dénomination « Hubflow », ses logos et noms de domaine, sont la propriété exclusive de l’Éditeur ou de ses concédants et sont protégés par le Code de la propriété intellectuelle et les conventions internationales.

14.2. L’Utilisateur bénéficie d’un simple droit d’usage du Service, personnel, non exclusif et non cessible, pour la durée et aux fins prévues par les CGU et, pour les Collaborateurs, par le contrat du Client. Toute reproduction, représentation, adaptation, extraction, décompilation ou exploitation non expressément autorisée, de tout ou partie du Service ou de ses éléments, est interdite et constitue une contrefaçon.

14.3. Les modèles mis à disposition dans la bibliothèque sont des exemples génériques, fournis à titre d’aide au paramétrage et sans garantie d’adéquation à une situation particulière ; ils ne constituent pas un conseil juridique. Le Client les adapte sous sa responsabilité.

14.4. Les suggestions et retours adressés à l’Éditeur par les Utilisateurs peuvent être librement utilisés par lui pour améliorer le Service, sans contrepartie.

Article 15 — API et webhooks

15.1. L’API publique et les webhooks permettent aux Collaborateurs habilités d’automatiser l’usage du Service depuis les applications du Client, conformément à la Documentation. Une clé d’API donne accès à un seul Espace, avec les droits du Collaborateur qui l’a créée ; les actions réalisées au moyen d’une clé sont attribuées au Client.

15.2. L’Utilisateur de l’API respecte la Documentation et les limites de débit et de volume que l’Éditeur peut appliquer pour préserver la qualité du Service ; il conçoit ses traitements de manière à ignorer les champs inconnus et à traiter les événements de manière idempotente ; il vérifie la signature des webhooks avant de les traiter ; il conserve les secrets côté serveur. Les clés d’environnement « test » lisent et écrivent les mêmes données que les clés « live » en l’absence de bac à sable isolé, comme indiqué dans la Documentation.

15.3. Il est interdit d’utiliser l’API pour contourner les règles du Service, extraire massivement des données sans lien avec l’activité du Client, ou accéder aux données d’un autre Espace. L’Éditeur peut révoquer une clé ou désactiver un webhook en cas d’usage abusif ou de risque pour la sécurité, après information du Client sauf urgence.

Article 16 — Intégrations tierces

Le Client peut connecter à son Espace des services tiers : stockage en ligne (Google Drive, Microsoft SharePoint et OneDrive, Dropbox), plateformes d’automatisation (Zapier, Make), fournisseurs d’identité (Google Workspace, Microsoft Entra, Okta) et logiciels métier via l’API. Ces connexions sont activées par un Administrateur, qui autorise les échanges de données correspondants et accepte les conditions des éditeurs tiers. Les Contenus exportés vers un service tiers sont soumis aux conditions et à la sécurité de ce service ; l’Éditeur n’en est pas responsable. Un Administrateur peut déconnecter une intégration à tout moment depuis les paramètres de l’Espace.

Article 17 — Données personnelles, cookies et stockage local

17.1. Participants. Les données personnelles des Participants (identité, coordonnées, contenu des documents, journaux d’accès) sont traitées pour le compte du Client, qui est responsable du traitement au sens du règlement (UE) 2016/679 (RGPD), pour les finalités qu’il détermine : constitution d’un dossier, exécution d’une mission, partage ou envoi de documents dans le cadre de sa relation avec le Participant. L’Éditeur agit en qualité de sous-traitant, sur instruction du Client, dans les conditions de l’accord de traitement des données. Pour toute question sur ces traitements et pour exercer leurs droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité, les Participants s’adressent au Client, identifié sur la page d’accès et dans les messages reçus. L’Éditeur transmet au Client toute demande qu’il reçoit directement et l’assiste dans sa réponse.

17.2. Collaborateurs et visiteurs. Les données nécessaires à la gestion des comptes des Collaborateurs, à la sécurité du Service, au support et aux formulaires du site sont traitées par l’Éditeur en qualité de responsable du traitement, dans les conditions de la politique de confidentialité. Les personnes concernées exercent leurs droits auprès de l’Éditeur à l’adresse support@hubflow.cloud, à l’attention du délégué à la protection des données, et peuvent introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

17.3. Hébergement. Les données sont hébergées en France, dans la région Paris de Scaleway SAS, y compris les sauvegardes. Aucune donnée n’est transférée hors de l’Union européenne.

17.4. Cookies et stockage local. Le site et le Service n’utilisent que des cookies et éléments de stockage local strictement nécessaires : maintien de la session de connexion, protection contre les requêtes frauduleuses, mémorisation de la langue et des préférences d’affichage. Ces éléments sont exemptés de consentement au sens de l’article 82 de la loi Informatique et Libertés. Aucun traceur publicitaire ni outil de mesure d’audience tiers n’est déposé sans le consentement préalable de l’Utilisateur.

Article 18 — Journal d’audit, horodatage et preuve

18.1. Les actions réalisées dans le Service (connexions, créations, dépôts, consultations, téléchargements, validations, refus, modifications, suppressions, acceptations d’engagement, envois de messages) sont enregistrées dans un journal d’audit horodaté, avec l’identité de leur auteur et son adresse IP. Le journal est consultable et exportable par le Client ; il est conservé trois (3) ans à compter de chaque événement, puis supprimé ou anonymisé.

18.2. Les Utilisateurs reconnaissent que les enregistrements du Service, les empreintes SHA-256, les horodatages et les certificats d’envoi peuvent être produits par le Client ou par l’Éditeur à titre de preuve des opérations réalisées dans le Service, conformément aux articles 1366 et suivants du Code civil, leur force probante étant appréciée par les juridictions compétentes.

Article 19 — Disponibilité, maintenance et évolutions

19.1. L’Éditeur s’efforce de rendre le Service accessible en permanence. Il peut toutefois interrompre temporairement l’accès pour des opérations de maintenance, annoncées à l’avance dans la mesure du possible et réalisées de préférence en dehors des heures ouvrées en France, ou en cas d’urgence liée à la sécurité ou à l’intégrité des Contenus. Les engagements de niveau de service dus au Client sont définis dans les CGV ; aucun engagement de disponibilité n’est pris envers les Participants.

19.2. L’Éditeur fait évoluer le Service en continu : ajout, modification ou retrait de fonctionnalités, évolution des interfaces. Les Utilisateurs sont informés des évolutions significatives dans le Service ou par la Documentation.

19.3. La disponibilité d’un Dépôt, d’une Ressource ou d’un Envoi pour un Participant dépend également des choix du Client : dates d’expiration, révocation d’accès, suppression à échéance, fin de l’abonnement du Client. L’Éditeur ne garantit pas aux Participants le maintien d’un accès au-delà de ces limites.

Article 20 — Signalement, suspension et retrait de contenus

20.1. Signalement. Toute personne peut signaler à l’Éditeur un Contenu ou un usage qu’elle estime illicite ou contraire aux CGU, à l’adresse support@hubflow.cloud, en indiquant son identité et ses coordonnées, la localisation précise du Contenu (lien), les motifs du signalement et, le cas échéant, la copie de la correspondance adressée à l’auteur. L’Éditeur accuse réception, examine le signalement avec diligence et informe l’auteur du signalement de la suite donnée. Un signalement abusif engage la responsabilité de son auteur.

20.2. Divulgation responsable. Les vulnérabilités de sécurité sont signalées à security@hubflow.cloud ; l’Éditeur en accuse réception sous 72 heures. L’Éditeur s’engage à ne pas engager de poursuites à l’encontre d’une personne qui, de bonne foi, lui signale une vulnérabilité sans l’exploiter, sans accéder à des Contenus au-delà de ce qui est strictement nécessaire à la démonstration, sans perturber le Service et sans divulguer la vulnérabilité avant sa correction.

20.3. Mesures. En cas de violation des CGU, de risque pour la sécurité du Service ou des Utilisateurs, de Contenu manifestement illicite ou d’injonction d’une autorité compétente, l’Éditeur peut, de manière proportionnée : avertir l’Utilisateur ou le Client ; suspendre un lien, un compte, une clé d’API ou un accès ; rendre un Contenu inaccessible ou le retirer ; informer les autorités. Sauf urgence ou interdiction légale, l’Utilisateur ou le Client concerné est informé de la mesure et de ses motifs et peut présenter ses observations à support@hubflow.cloud. Les mesures sont levées dès la disparition de leur cause.

Article 21 — Responsabilité et garanties

21.1. L’Éditeur met en œuvre les moyens nécessaires pour fournir un Service sécurisé et conforme à sa Documentation. Il ne garantit pas que le Service sera exempt de toute anomalie ou interruption, ni qu’il répondra aux besoins particuliers de chaque Utilisateur.

21.2. L’Éditeur ne contrôle pas les Contenus et ne garantit ni leur licéité, ni leur exactitude, ni leur authenticité, ni les décisions que les Utilisateurs prennent sur leur fondement. Il n’est pas partie aux relations entre le Client et ses Participants : demandes de pièces, refus de documents, engagements, délais, relances et conséquences de l’incomplétude d’un dossier relèvent exclusivement de ces relations.

21.3. L’Éditeur ne saurait être tenu responsable des dommages résultant : d’un usage du Service non conforme aux CGU ou à la Documentation ; de la divulgation ou de la perte d’Identifiants par un Utilisateur ; d’une défaillance des équipements, logiciels ou connexions de l’Utilisateur ; des services tiers connectés par le Client ; d’une décision prise sur la base des résultats de la vérification automatique ; du non-respect par un Destinataire d’un engagement accepté ; d’un cas de force majeure.

21.4. À l’égard du Client, la responsabilité de l’Éditeur est limitée dans les conditions des CGV. À l’égard des autres Utilisateurs, la responsabilité de l’Éditeur ne peut être engagée que pour les dommages directs résultant d’une faute prouvée dans la fourniture du Service, dans les limites permises par la loi. Rien dans les CGU ne limite la responsabilité de l’Éditeur en cas de faute lourde ou dolosive, de dommage corporel, ou dans les cas où la loi l’interdit.

21.5. L’Utilisateur est responsable des dommages causés à l’Éditeur ou aux tiers par son manquement aux CGU, et garantit l’Éditeur contre toute réclamation d’un tiers fondée sur les Contenus qu’il a déposés ou sur son usage du Service.

Article 22 — Durée, fin d’utilisation et suppression

22.1. Les CGU s’appliquent pendant toute la durée d’utilisation du Service par l’Utilisateur et, pour les stipulations qui le prévoient par nature (propriété intellectuelle, responsabilité, preuve, confidentialité des engagements acceptés), au-delà.

22.2. Le compte d’un Collaborateur prend fin à son retrait par l’Administrateur ou à la fin de l’abonnement du Client. L’accès d’un Participant prend fin à l’expiration de son lien, à la révocation de son accès par le Client, à la suppression du Dépôt, de la Ressource ou de l’Envoi concerné, ou à la fin de l’abonnement du Client. Les Participants sont invités à conserver, pendant la durée d’accès, une copie des documents dont ils pourraient avoir besoin, dans le respect des règles d’usage fixées par le Client.

22.3. À la fin de l’abonnement du Client, les Contenus de son Espace sont restitués au Client puis supprimés dans les conditions prévues aux CGV.

Article 23 — Modification des CGU

L’Éditeur peut modifier les CGU pour tenir compte des évolutions du Service, de la réglementation ou de la jurisprudence. La version en vigueur, datée, est publiée en permanence sur cette page. En cas de modification substantielle, les Collaborateurs en sont informés dans le Service ou par e-mail au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur, et les Participants par la page d’accès à laquelle les conduit leur lien. La poursuite de l’utilisation du Service après l’entrée en vigueur vaut acceptation de la nouvelle version. Les modifications imposées par la loi s’appliquent immédiatement.

Article 24 — Dispositions générales

24.1. Si l’une des stipulations des CGU était déclarée nulle ou inapplicable, les autres conserveraient leur plein effet.

24.2. Le fait pour l’Éditeur de ne pas se prévaloir d’un manquement aux CGU ne vaut pas renonciation à s’en prévaloir ultérieurement.

24.3. Les CGU sont rédigées en français. Toute traduction est fournie à titre de commodité ; en cas de divergence, la version française prévaut.

24.4. Les CGU peuvent être consultées à tout moment à l’adresse hubflow.cloud/fr/cgu/ et imprimées ou enregistrées par tout Utilisateur. L’Éditeur archive les versions successives et les communique sur demande.

Article 25 — Droit applicable et juridiction compétente

25.1. Les CGU sont soumises au droit français.

25.2. Tout litige relatif à leur interprétation ou à leur exécution fera l’objet d’une recherche de solution amiable préalable. À défaut, et pour les Utilisateurs agissant en qualité de professionnels, le litige sera soumis à la compétence exclusive du tribunal des activités économiques de Reims, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie. Pour les Utilisateurs personnes physiques n’agissant pas à des fins professionnelles, les règles légales de compétence s’appliquent ; ils peuvent recourir gratuitement à un médiateur de la consommation dans les conditions des articles L611-1 et suivants du Code de la consommation, ou à la plateforme européenne de règlement en ligne des litiges.

Contact

SAS MEDUZA STUDIO — Hubflow — 126 boulevard Saint-Marceaux, 51100 Reims, France. Questions et signalements : support@hubflow.cloud. Vulnérabilités et incidents de sécurité : security@hubflow.cloud.